1. Khái niệm cơ bản về deadline
Deadline nghĩa là gì? Dateline và deadline khác nhau như thế nào? Bạn hãy theo dõi những thông tin sau đây để hiểu rõ hơn về những vấn đề này nhé.
1.1. Deadline là gì?
Deadline là gì? Dịch đơn thuần từ tiếng Anh qua tiếng Việt thì deadline là sự kết hợp giữa từ Dead - nghĩa là chết, không hoạt động và từ Line - nghĩa là giới hạn. Khi ghép 2 từ này vào với nhau sẽ có nghĩa là hạn chót, thời hạn cuối cùng hoặc ranh giới không thể vượt qua.
Nói cách khác, deadline là thuật ngữ dùng để chỉ thời gian cuối cùng để hoàn thành một công việc nào đó tại thời điểm nhất định. Lúc này, deadline trở thành mốc thời gian để mọi người có thể dựa vào đó để điều chỉnh tốc độ hoàn thành công việc hiệu quả nhất.
Mục đích của việc đề ra thời hạn kết thúc công việc là để đốc thúc một ai đó cố gắng hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao đúng tiến độ và năng suất nhất. Thuật ngữ này được áp dụng phổ biến trong cả môi trường công sở lẫn trường học.
1.2. Phân biệt giữa deadline và dateline
Đôi khi mọi người sẽ hay bị nhầm lẫn giữa deadline và dateline. Bởi 2 thuật ngữ này đều mang ý nghĩa chỉ thời gian và có phát âm gần giống. Nhưng thực tế, đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng phân biệt deadline và dateline:
| Dateline | Deadline |
|
|
Bảng phân biệt 2 khái niệm dateline và deadline
2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của deadline trong công việc
Có thể nói, trong công việc deadline mang ý nghĩa và vai trò rất quan trọng. Thuật ngữ này được xem như một phương pháp quản lý công việc khoa học và đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc tốt nhất. Đây cũng được xem là yếu tố giúp nhà quản trị đánh giá đúng được năng lực của nhân viên. Từ đó, đưa ra các chính sách lương thưởng và chế độ đãi ngộ phù hợp.
2.1. Lợi ích của việc thiết lập deadline
Việc thiết lập deadline không chỉ giúp bạn sắp xếp và hoàn thành công việc tốt nhất mà nó còn mang đến rất nhiều lợi ích nổi bật, cụ thể như sau:
- Tập trung thực hiện tốt các mục tiêu: Deadline sẽ tác động trực tiếp đến thời gian làm việc. Chính vì vậy, bạn cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên việc quan trọng rồi đến việc ít quan trọng hơn. Từ các mục tiêu cụ thể đã đề ra bạn sẽ dễ dàng hoàn thành công việc được giao.
- Hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao: Mỗi người sẽ có phương pháp và cách làm việc khác nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc. Nhưng khi có một mốc thời gian giới hạn nhất định thì buộc mỗi người phải thực hiện trong khoảng thời gian đó. Nhờ vậy sẽ giúp công việc đạt hiệu quả tốt.
- Phát hiện những sai lầm trong công việc: Khi hoàn thành công việc đúng theo thời gian quy định, bạn sẽ có thời gian để xem xét lại dự án của mình. Nếu phát hiện ra những sai sót hoặc lỗi thì có thể đưa ra phương án khắc phục kịp thời.
- Tạo bệ phóng thành công cho sự nghiệp: Rèn luyện khả năng sắp xếp công việc, thực hiện tốt công việc trong thời gian quy định sẽ giúp bạn nâng cao năng lực và tăng khả năng làm việc đội nhóm. Nhờ vậy, bạn sẽ nhận được sự công nhận tích cực từ cấp trên và đồng nghiệp. Từ đó giúp bạn có thêm mối quan hệ chất lượng và mở rộng con đường thăng tiến hơn trong công việc bản thân.
2.2. Ảnh hưởng của deadline đến hiệu suất và kỷ luật làm việc
Deadline đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu suất và rèn luyện kỷ luật làm việc. Dưới đây là những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực của deadline:
Ảnh hưởng tích cực:
- Tăng hiệu suất: Deadline tạo ra cảm giác cấp bách, thúc đẩy người làm việc tập trung cao độ và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Nâng cao tính kỷ luật: Việc tuân thủ deadline giúp rèn luyện thói quen làm việc khoa học, sắp xếp thời gian hợp lý và quản lý công việc hiệu quả.
- Tăng cường trách nhiệm: Deadline tạo áp lực trách nhiệm, khiến người làm việc phải nỗ lực hoàn thành công việc được giao.
- Cải thiện khả năng quản lý thời gian: Deadline giúp người làm việc học cách phân chia thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ, tránh tình trạng trì hoãn.
Ảnh hưởng tiêu cực:
- Căng thẳng và áp lực: Deadline quá gấp rút có thể gây ra căng thẳng, lo âu và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của người làm việc.
- Giảm chất lượng công việc: Việc tập trung hoàn thành công việc đúng deadline có thể khiến người làm việc bỏ qua chi tiết, dẫn đến chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
- Mất đi tính sáng tạo: Áp lực deadline có thể khiến người làm việc chỉ tập trung hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu mà không có thời gian để sáng tạo hay đổi mới.
- Gây mâu thuẫn: Việc không hoàn thành deadline có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa người làm việc và cấp trên hoặc đồng nghiệp.
3. Cách chạy deadline hiệu quả
Chạy deadline là gì? Đây là thuật ngữ vô cùng quen thuộc đối với dân văn phòng. Nó thể hiện sự gấp rút để hoàn thành một công việc nào đó khi sắp đến thời hạn kết thúc. Ai đã từng chạy deadline thì mới biết sự căng thẳng và kinh doanh như thế nào. Vậy phải làm sao để chạy deadline hiệu quả, hãy để chúng tôi bật mí cho bạn một vài phương pháp nhé!
3.1. Lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết mỗi ngày
Bạn phải lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày, từng giờ và công việc cụ thể cần thực hiện ở mỗi khung giờ. Điều này sẽ giúp bạn quản lý công việc, tránh sót việc và sử dụng thời gian hợp lý tránh lãng phí. Nếu có quá nhiều công việc cần phải thực hiện, bạn nên sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng đến không quan trọng. Sau đó lần lượt thực hiện chúng. Như vậy bạn sẽ bị cảm giác quá tải công việc mà còn hoàn thành được hết tất cả công việc.
3.2. Đặt ra mốc thời gian hoàn thành công việc
Bất kỳ công việc nào muốn đạt được hiệu suất cao nhất đều cần phải có một khoảng thời gian nhất định để thực hiện. Chính vì vậy, bạn cần phải tính toán thật kỹ để đưa ra mốc thời gian hợp lý cho từng công việc. Điều này sẽ giúp bạn không ảnh hưởng đến tâm lý khi làm việc vừa hoàn thành tốt công việc trong thời gian quy định.
3.3. Nói không với trì hoãn
Khi làm việc, điều bạn luôn phải ghi nhớ là nói không với trì hoãn. Việc trì hoãn công việc sẽ làm cho lượng công việc tồn đọng lại nhiều hơn. Khi đến sát ngày kết thúc công việc bạn mới cuống cuồng lên để thực hiện. Điều này vừa khiến chất lượng công việc không đạt hiệu quả tốt, bản thân bạn cũng cảm thấy căng thẳng và thậm chí không thể hoàn thành được công việc đúng thời hạn quy định. Từ đó gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả hoạt động của công ty.
3.4. Xem xét tính khả thi
Khi nhận công việc có deadline bạn nên xem xét kỹ về tính khả thi của nó. Dựa vào năng lực của bản thân, bạn có thể hoàn thành công việc trong thời gian quy định hay không. Nếu không thể thì bạn cũng đừng ngần ngại trao đổi lại với quản lý của mình để gia hạn thêm thời gian. Vì nếu cứ cố làm sẽ vừa làm bản thân mệt mỏi mà chất lượng công việc đem lại cũng không tốt.
3.5. Ghi chú lại các thông báo
Để công việc được diễn ra suôn sẻ, nhịp nhàng, bạn cần ghi lại các thông báo theo từng giai đoạn. Từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp nếu xảy ra sai sót trong quá trình làm việc. Nhờ vậy mà công việc của bạn sẽ được hoàn thành một cách tốt nhất.
4. Những sai lầm thường gặp khi chạy deadline
Sau khi đã hiểu chạy deadline là gì, chúng ta tiếp tục nghiên cứu những sai lầm khi chạy deadline. Khi chạy deadline việc mắc phải những sai lầm là điều không thể tránh khỏi. Nó cũng chính là nguyên nhân khiến tiến độ và chất lượng công việc của bạn trở nên không tốt. Chính vì vậy, để quá trình chạy deadline đạt hiệu quả, bạn cần tránh mắc phải những sai lầm dưới đây:
- Thiết lập kế hoạch không hợp lý, vừa mất ổn định vừa lãng phí thời gian.
- Đánh giá thời gian không chính xác: Công việc lớn thì không đủ thời gian thực hiện, những công việc nhỏ thì lại quá dư thừa thời gian.
- Ước tính thời gian quá ít khiến bạn không thể hoàn thành được công việc.
- Không có sự ưu tiên dành cho những công việc quan trọng.
- Có xu hướng làm những công việc dễ dàng trước và bỏ qua những công việc quan trọng.
- Sắp xếp công việc không hợp lý gây tình trạng chồng chéo công việc.
- Không đủ thời gian nghỉ ngơi gây ra tình trạng mệt mỏi, thiếu tập trung làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Thiếu sự linh hoạt và thích ứng khi làm việc.
- Thiếu tính kiên nhẫn và sự chăm chỉ trong quá trình làm việc.
5. Phương pháp đánh giá hoàn thành công việc dựa trên deadline
5.1. Tiêu chí đánh giá: Số lượng, chất lượng, tiến độ và tác phong làm việc
Việc đưa ra các chỉ tiêu đánh giá giúp quản lý dễ dàng nắm bắt năng lực của nhân viên cấp dưới. Từ đó giao nhiệm vụ, dự án phù hợp cho từng nhân viên để công việc hoàn thành đạt hiệu quả tối ưu nhất. Các tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc gồm có:
- Số lượng: Tùy vào năng lực mà mỗi nhân viên sẽ hoàn thành khối lượng công việc khác nhau. Nhà quản trị sẽ dựa vào số liệu thống kê khối lượng công việc mà mỗi cá nhân thực hiện được để đánh giá về mức độ hoàn thành công việc.
- Chất lượng: Chất lượng công việc là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Có thể cùng 1 công việc nhưng chất lượng làm việc của mỗi cá nhân sẽ là khác nhau. Nhân viên nào có thể đáp ứng đúng và đủ tất cả tiêu chí sẽ được xem là hoàn thành tốt.
- Tiến độ: Nhân viên sau khi nhận việc bắt buộc phải hoàn thành công việc đúng theo thời gian quy định. Trừ những trường hợp không thể hoàn thành công việc do lý do bất khả năng thì tất cả các trường hợp không hoàn thành công việc khác đều phải chịu phạt theo quy định của công ty.
- Tác phong làm việc: Doanh nghiệp thường sẽ yêu cầu nhân viên có tác phong làm việc nhanh nhẹn, linh hoạt, tận tâm và nhiệt tình. Rèn luyện lâu dần sẽ giúp nhân viên có được tác phong, phong thái làm việc chuyên nghiệp hơn.
5.2. Đánh giá hiệu quả công việc qua deadline
Rất nhiều doanh nghiệp, sử dụng deadline làm thước đo để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của các thành viên trong công ty. Từ đó giúp doanh nghiệp xếp loại được nhân viên và đưa ra các chính sách lương thưởng phù hợp nhất. Việc đánh giá hiệu quả công việc qua deadline được chia thành 3 nhóm cụ thể như sau:
- Không hoàn thành công việc theo thời gian quy định: Đây được coi là nhóm có năng lực kém trong công ty. Những người thuộc nhóm này sẽ có mức lương thấp và nếu tái phạm nhiều lần có thể bị buộc phải nghỉ việc.
- Hoàn thành công việc trong thời gian quy định: Chưa bàn đến chất lượng thì hoàn thành công việc trong thời gian quy định là bạn đã được 1 điểm cộng. Nhóm này công ty sẽ có xem xét thông qua hiệu quả công việc để giao nhiệm vụ cũng như có mức lương phù hợp.
- Hoàn thành công việc trong thời gian quy định và đạt chất lượng tốt: Đây chính là nhóm có năng lực tốt trong công ty góp phần giúp công ty phát triển tốt hơn. Nhóm này thường sẽ có mức lương thương cao và có thể được đề bạt lên những chức vị cao hơn.
6. Các nghề và lĩnh vực phổ biến cần chạy deadline
6.1. Tổng hợp các công việc thường xuyên đối mặt với deadline
Hầu như bất kỳ ngành nghề nào cũng phải chạy deadline trừ những ngành nghề trong cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, do đặc thù công việc nên thời gian chạy deadline của họ là khác nhau. Dưới đây là một số ngành nghề thường xuyên phải đối mặt với deadline:
- Bán hàng: Đây có thể coi là ngành nghề thường xuyên phải đối mặt với deadline nhiều nhất. Ngành nghề này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty, nên họ thường xuyên phải chạy deadline để đảm bảo doanh số thu về. Thông thường, bộ phận bán hàng đầu tháng sẽ được giao nhiệm vụ phải bán được bao nhiêu đơn, doanh số là bao nhiêu và thời hạn kết thúc là ngày cuối cùng của tháng. Chính vì vậy, nhân viên bán hàng liên tục phải chạy deadline để có thể hoàn thành được công việc.
- Kế toán: Mỗi năm kế toán sẽ có 2 mùa báo cáo bận rộn là vào giữa năm và cuối năm. Đây là thời gian bận rộn, họ phải gấp rút công việc để hoàn thành hết các báo cáo từ tài chính, thuế, báo cáo doanh nghiệp,....
- Marketing: Đây là công việc quảng bá đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Trong Marketing lại bao gồm rất nhiều các công việc khác. Chính vì vậy, để có thể hoàn thành công việc được giao, nhân viên Marketing thường phải thức đêm để chạy quảng cáo. Như vậy mới đem lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.
6.2. Chiến lược hiệu quả cho từng ngành nghề
Để chạy deadline mang lại hiệu quả tốt nhất, chúng ta cần đề ra những chiến lược cụ thể. Đối với mỗi ngành nghề sẽ có những chiếc lược được áp dụng khác nhau để đem lại hiệu quả công việc tốt nhất. Cụ thể chiến lược cho từng ngành nghề được thể hiện như sau:
- Bán hàng: Bạn nên chú trọng vào khâu chăm sóc khách hàng để tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. Thường xuyên tung ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để thu hút khách hàng. Tạo dựng một lượng khách hàng trung thành cho công ty. Thái độ phục vụ thân thiện, lịch sự và tôn trọng khách hàng.
- Kế toán: Sử dụng thành thạo các công cụ, phần mềm kế toán. Nên tập hợp dần các số liệu theo tháng, quý không nên để dồn công việc đến sát ngày nộp báo cáo mới làm.
- Marketing: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và thực hiện quảng bá đến những khách hàng đó. Thiết lập kế hoạch Marketing chi tiết và cụ thể nhất cho từng công việc và mốc thời gian nhất định để thực hiện công việc đó.
7. Câu hỏi thường gặp và lời khuyên khi chạy deadline
7.1. Câu hỏi thường gặp về deadline khi đi phỏng vấn
Khi đi phỏng vấn xin việc, rất nhiều công ty sẽ đưa ra cho ứng viên một số câu hỏi về deadline để đánh giá năng lực của ứng viên đó. Dưới đây là câu hỏi và câu trả lời liên quan đến deadline mà bạn có thể tham khảo:
1. Bạn hiểu thế nào về deadline?
Deadline là khái niệm vô cùng phổ biến, nó được sử dụng để chỉ thời gian quy định để hoàn thành một công việc hay một nhiệm vụ nào đó. Mỗi công việc sẽ có thời gian deadline khác nhau để nhân viên có thể thực hiện. Thuật ngữ này cũng chính là yếu tố tạo động lực giúp cá nhân hoàn thành công việc được giao.
Ví dụ minh họa:
Bạn làm vị trí content SEO tại công ty A. Quản lý giao cho bạn viết 20 bài với deadline từ ngày 10/2 - 20/2/ Thì bắt buộc trong ngày 20/2 bạn sẽ phải hoàn thành hết tất cả bài viết được giao.
2. Khi sếp giao cho bạn một lượng lớn công việc phải hoàn thành trong 1 tuần thì bạn sẽ làm thế nào?
Trước tiên, tôi sẽ xem xét về khối lượng công việc và chia chúng thành các nhóm công việc quan trọng và công việc không quan trọng. Sau đó lên kế hoạch và thời gian chi tiết cho từng công việc, ưu tiên những công việc quan trọng trước rồi mới đến công việc ít quan trọng.
Sau khi đánh giá năng lực của mình, nếu có thể hoàn thành công việc sếp giao trong thời gian quy định thì tôi sẽ tiến hành làm việc. Còn nếu khối lượng công việc quá lớn không thể thực hiện được trong thời gian quy định, tôi sẽ trao đổi lại với sếp để đưa ra phương án tốt nhất. Từ đó vừa không ảnh hưởng đến tiến độ công việc vừa không khiến tôi cảm thấy căng thẳng mệt mỏi.
Ví dụ minh họa:
Bạn là nhân viên bán hàng, sếp giao cho bạn 1 tuần phải bán được 50 đơn hàng. Vị trí 1 ngày bạn phải bán được trung bình khoảng 7 đơn. Thì trước tiên, bạn phải dựa vào năng lực hiện tại của bản thân và tình hình bán hàng của công ty xem có thể đảm bảo hoàn thành được deadline hay không.
- Nếu có thể, bạn cần lên kế hoạch thật chi tiết. Tập trung những nguồn lực, khai thác khách hàng tiềm năng một cách mạnh mẽ để 4 ngày đầu bán được nhiều hàng nhất có thể. Bởi vì bạn càng bán được nhiều thì khả năng hoàn thành deadline càng cao, cũng giảm bớt áp lực cho bản thân.
- Nếu bạn cảm thấy năng lục của mình không thể hoàn thành 50 đơn hàng trong 1 tuần. Thì bạn có thể thương lượng với cấp trên để giảm số lượng đơn hàng hoặc tăng số ngày deadline lên để đảm bảo độ hoàn thành công việc. Hạn chế tình trạng bị phạt khi không hoàn thành.
7.2. Lời khuyên
Khi bạn hoàn thành công việc được giao đúng thời gian quy định, đạt hiệu quả cao sẽ nhận được sự đánh giá tích cực từ sếp. Đây cũng chính là cơ hội giúp bạn nâng cao thu nhập và có cơ hội thăng tiến tốt hơn. Để đạt được điều này, khi chạy deadline bạn cần lưu ý những điều sau:
- Lên kế hoạch chi tiết cụ thể thời gian cho từng công việc.
- Luôn giữ thái độ bình tĩnh và tinh thần làm việc tốt nhất.
- Sắp xếp thời gian hợp lý, tránh tình trạng bị chồng chéo công việc.
- Lưu ý đến chất lượng công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên và điều chỉnh tốc độ làm việc phù hợp đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả nhất trong thời gian quy định.
- Nhận công việc phù hợp với năng lực của bản thân, tránh tình trạng nhận quá nhiều việc. Vừa không hoàn thành được vừa gây ảnh hưởng đến sức khỏe.
Lời kết
Trên đây là bài viết deadline là gì và cách chạy deadline hiệu quả mà Jobsnew muốn giới thiệu đến bạn. Hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn biết cách lên kế hoạch công việc hợp lý để hoàn thành chúng được tốt nhất. Từ đó tạo ấn tượng tốt trong mắt lãnh đạo giúp con đường thăng tiến của bạn ngày càng rộng mở hơn.
Đối với cá nhân tôi, deadline chính là yếu tố giúp tạo động lực hơn trong quá trình làm việc. Nó giúp tôi tăng tính tự giác, kỷ luật, biết cách sắp xếp công việc hợp lý để mang lại hiệu quả tốt nhất. Để tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích và thú vị khác, các bạn đừng quên theo dõi trang web Jobsnew.vn hoặc Blog Jobsnew.vn nhé.